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Automatizar os processos e otimizar a gestão das empresas já deixou de ser considerada uma ação estratégica. Agora, adotar a tecnologia e softwares passou a ser vista como uma necessidade básica para conseguir acompanhar o ritmo do mercado, se manter relevante e competitivo. No entanto, um dilema comum dos gestores neste cenário é na hora de escolher entre as plataformas disponíveis e, principalmente, entre possibilidades gratuitas ou pagas.

Fatores importantes a se considerar nessa decisão são os custos ocultos relacionados a ferramentas gratuitas. Isso porque, muitas vezes, pensamos na economia e em gastar menos ao optar por tais serviços. Mas, na verdade, as limitações e a falta de recursos desse tipo de solução provocam perda de tempo e de dinheiro. Consequentemente, as empresas desistem de usá-la. Para você também não sofrer com este problema e cair em uma armadilha, vamos trazer informações essenciais para auxiliá-lo.

O cenário atual dos softwares

Primeiro, é fundamental entender o avanço das plataformas de tecnologia nos dias de hoje. Até porque o Brasil tem crescido nos últimos anos e já é o 9º maior mercado de softwares e serviços de TI do mundo, segundo pesquisa da Associação Brasileira de Empresas de Software de 2017.

Os investimentos em sistemas tecnológicos aumentaram 4,5% entre 2016 e 2017 no país e chegaram a US$ 38 bilhões. Esse valor considerável reforça a mudança de mentalidade dos líderes e gestores, cada vez mais preocupados com soluções para aumentar a eficiência dos processos, tornar os projetos mais rentáveis, desburocratizar a gestão e melhorar a produtividade de toda a empresa.

Inclusive, este relatório do Project Management Institute de 2018 mostra o dinheiro desperdiçado pelas empresas por causa de problemas no desempenho dos projetos. Em média, são US$ 99 milhões perdidos para cada US$ 1 bilhão investido, de acordo com o estudo.

Em setores mais específicos, como agências de marketing, publicidade e digitais, esse panorama também se confirma. Segundo a pesquisa TechTrends 2017, realizada pela Resultados Digitais em parceria com a Rock Content, 77,1% das agências brasileiras utilizam alguma ferramenta de gestão de projetos, com o objetivo de tornar os processos mais dinâmicos e funcionais.

Então, para fazer a gestão de projetos no seu negócio, seja agências, consultorias financeiras, empresas de serviços, de TI, ou startups, você precisa de plataformas que facilitem o dia a dia, organizando o fluxo de trabalho, formalizando a comunicação da equipe, gerando dados em tempo real, integrando informações e permitindo uma gestão eficiente.

O que considerar sobre as ferramentas gratuitas

A princípio, parece uma boa opção adotar um sistema gratuito para reduzir os gastos na sua empresa. No entanto, nem tudo deve ser apenas sobre economia e os gestores, impactados pela sensação de ter algo gratuito, acabam gastando mais com tais plataformas do que na contratação de um software pago. Por isso, é necessário cuidado para avaliar o que você está colocando em prática na sua organização.

Então, é importante entender o que uma ferramenta gratuita oferece e o impacto nos gastos da sua empresa. Para auxiliar neste processo, listamos três riscos que o seu negócio corre com o uso desse tipo de solução.

1. Organização e fluxo de trabalho

Plataformas gratuitas de gestão pecam na organização das informações e na estrutura do fluxo de trabalho. Com elas, os gestores não têm capacidade de configurar o workflow de maneira adequada nem automatizar a distribuição de demandas.

Em contrapartida, com a contratação da licença de um software, os gestores conseguem melhorar esse controle, uma vez que é possível distribuir tarefas apenas para quem deve executá-las, sem o envio de e-mails sobre as demandas para quem não está envolvido.

2. Custos ‘ocultos’

Apesar de serem chamadas de gratuitas, todas essas ferramentas sempre vão impactar em algum custo para os negócios, porque, no mínimo, algum funcionário será deslocado para atualizar e monitorar o sistema, além dos outros que vão utilizá-lo na rotina do trabalho. Então, há despesas relacionadas às horas trabalhadas pelas pessoas no sistema e os gestores devem colocar na ponta do lápis o quanto gastam com a folha de pagamento dos colaboradores envolvidos no uso.

Por isso, com o valor da hora/homem, você tem uma noção real dos custos relativos à ferramenta. E, se houver tarefas que demandam recursos que a plataforma não consegue entregar, eis que você descobre os gastos ocultos desse tipo de serviço, pois as horas utilizadas com essas atividades serão maiores e, consequentemente, as despesas também.

3. Limitações de ferramentas gratuitas

Já que acabamos de abordar a falta de recursos e funcionalidades das ferramentas gratuitas que podem gerar despesas extras para a sua gestão, vale a pena destacar as insuficiências desses sistemas. São uma série de limitações que prejudicam a sua operação e se tornam verdadeiros problemas, como os limites de usuários ou de projetos.

Tenha em mente o quanto o desenvolvimento de projetos ou serviços pode ser atrapalhado por esses limites. Imagine só que a sua agência de marketing, por exemplo, ganhou uma grande conta e precisa elaborar 10 projetos diferentes para o cliente. Então, você descobre que a plataforma gratuita só autoriza o cadastro de três projetos. O que fazer? Como fica a organização dos projetos dos clientes? Aqui ficam claros os prejuízos causados.

Além disso, outro exemplo de limitação está relacionado à ausência de monitoramento de métricas e de relatórios. Assim sendo, sem os dados e as planilhas, sua organização fica no escuro e sem saber informações cruciais, como os prazos de entrega dos projetos, quando cada pessoa vai entregar a sua parte, como está a produção, os custos e as horas trabalhadas.

No fim, a economia não vale a pena e obriga os gestores a desistir desse tipo de sistema, migrando para softwares mais completos que atendem às suas necessidades reais.